حسن سبیلان اردستانی

خلاصه کتاب «مستند سازی تجربیات مدیران» نوشته ی دکتر سعید جعفری
مقدمه:
بیش از یک قرن از تشکیل سازمان های الگو گرفته شده از سازمان های غربی درکشور ما می‌گذرد. اما سئوال اینجاست که چه تعداد از مدیران و کارکنان فعال دراین سازمان ها افکار، دیدگاهها، تجارب آموخته ها و اندوخته های تجربی و عملی خود را مکتوب و مستندنموده اند. چه بخشی از دانش نهفته درتغییرات مدیریتی و فرآیند آن به قلم مدیران و کارشناسان به رشته تحریر درآمده است، چه بخشی از این تجارب به نسل های بعدی انتقال خواهد یافت.
مستند:
عبارت از فرآیند بازخوانی، یادآوری، ثبت، تدوین و تکمیل دقیق و سنجیده تجربه ای سازمان، که رویدادهای متعادل آن با محیط را می توان دریک قالب زمانی و مکانی نسبتاً روش، توصیف و تحلیل نمود.

مفهوم اصطلاحات کلیدی فوق به شرح زیر است:
بازخوانی : یادآوری و فراخوانی مباحثات، رویدادها و تصاویر مربوط به یک مسئله سازمانی از ذهن عوامل اصلی درگیر درآن تجربه.
ثبت: نگارش و مکتوب نمودن دانش سازمانی.
تدوین: تنظیم منطقی و زمانی اطلاعات و دانش گردآوری شده.

دقیق و سنجیده: تأکید بر دقت و مراقبت کافی درذکر مشروح ترتیب و زمان رویدادها، عوامل کلیدی.
رویدادهای متعادل آن با محیط: تأکید بر تبیین رویدادها، دیدگاهها و باورها درارتباط متقابل آنها با شرایط محیطی حاکم با آن.
توصیف و تحلیل: تأکید بر اهمیت تبیین، توصیف و تحلیل مسایل و به طورکلی دانش سازمانی نهفته.

مفهوم مستند سازی:
مستندسازی یعنی ثبت (مکتوب نمودن)، گردآوری، تنظیم و تدوین، دسته بندی و نگاهداری اطلاعات، مفاهیمی که خود از فعالیت هدفمند، دقیق و منظم حکایت دارد.
بررسی مفاهیم فوق نشان می دهد که همه آنها بر حفظ و نگهداری اطلاعات تکیه می کنند. اقدامات مستندسازی مبتنی بر مکتوب نمودن بخشی از دانستی ها و آگاهی های انسان است. مستندسازی برقراری ارتباط اسنادی بین اقدام های مختلف انجام یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت هاست که تحقق آن مستلزم:
۱٫ فعالیت یا فعالیت های مورد نظر درجهت تأمین هدف یا هدف های خاص سازماندهی شده باشد.
۲٫ راهکارهای اجرایی و اقدام های ضروری راجع به هر فعالیت از قبل مشخص و تعریف شده باشد.
۳٫ نتایج فعالیت ها و آثار بر آن اعم از مثبت یا منفی بنابر پیش بینی معین و مشخص شده باشد.
منافع و مزایای مستند سازی:
۱٫ ثبت تاریخی، تحلیلی، علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین کننده سازمان.
۲٫ فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسل های بعدی کارکنان و مدیران.
۳٫ آماده شدن ابزاری برای توجه به مسایل مختلف سازمانی و ساز و کاری برای نگارش به مسایل سازمانی از زوایای مختلف.
۴٫ فراهم شدن زمینه مرور رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان و مدیران آن.
۵٫ ابزاری برای الگوبرداری از بهترین تجربیات.
۶٫ آماده شدن زمینه های تسهیل و تقویت فرآیند یادگیری سازمانی.
قالب های ارایه مستندات:
مستندات درقالب های مکتوب، صوتی، تصویری، صوتی – تصویری به ترتیب زیر قابل ارایه می‌باشد:
۱٫ مستندات مکتوب: کتاب، گزارش، گزارش های ادواری کارگاهی، گزارش های مطالعاتی، دستورالعمل ها، صورتجلسات، فرم ها، مکاتبات، جزوات و کتاب های آموزشی، مکتوب تبلیغات، مقالات، بیانیه ها، فرم ها، اطلاعیه ها.
۲٫ مستندات صوتی: برنامه های رادیویی، گزارش های خبری رادیویی، تبلیغات و اطلاع رسانی کوتاه، ضبط صدای جلسات.
۳٫ مستندات تصویری: آلبوم عکس و اسلاید، آلبوم های رایانه ای.
۴٫ مستندات صوتی –تصویری: فیلم، فیلم‌های گزارشی ادواری، فیلم‌های گزارشی خاص، فیلم‌های آموزشی، فیلم های تبلیغاتی، تصاویر متحرک (انیمیشن).
۵٫ بریده جراید شامل: اخبار، گزارشات، مصاحبه ها و… مندرج درمطبوعات کثیرالانتشار، نشریات داخلی، نشریات تخصصی.
اهداف مستند سازی:
۱٫ ثبت و قابل ارجاع نمودن مدارک، مکاتبات و وقایع
۲٫ ثبت تجربیات
۳٫ افزایش بهره وری سیستم مدیریت
۴٫ آموزش
۵٫ انگیزش
انواع فعالیت های مستند سازی:
۱٫ برنامه ریزی جهت تصوربرداری روزانه و ماهانه
۲٫ برنامه ریزی جهت ساخت فیلم های آموزشی با توجه به نیاز سازمانی
۳٫ برنامه ریزی جهت ساخت فیلم ها تبلیغی با توجه به شرایط و نیازها
۴٫ نظارت جهت تهیه آلبوم های عکس تبلیغی و مقایسه ای
۵٫ ایجاد نمایشگاه برحسب نیاز
۶٫ تهیه گزارشات
۷٫ تهیه بایگانی از نگاتیوهای تهیه شده
۸٫ تهیه آرشیو از کلیه فعالیت ها
مستند سازی ، ساز و کاری برای ایجاد حافظه سازمانی:
حافظه سازمانی عبارت از توانایی سازمان برای استفاده از دانش است که قبلاً آموخته است و دانش اطلاعات با معنایی است که به نوعی درستی و اعتبار آن برای سازمان ثبات شده است. آنچه یادآوری آن برای سازمان ضروری است.

دانلود متن کاملتر در قالب فایل پی دی اف

 [ شفیع بهرامیان ]